Het is zondagmorgen en je wordt wakker met het beste idee ooit voor je onderneming. De volgende ochtend kom je op kantoor om het aan je werknemers uit te leggen. Je legt het plan uit, toont je enthousiasme en belegt taken bij de juiste personen. Na de meeting loop je tevreden weg in de verwachting dat je idee binnenkort verwezenlijkt wordt.
Een column van Joris Heus in Vallei Business
VALLEI BUSINESS | NUMMER 4 SEPTEMBER 2018
Na drie dagen blijkt het plan niet echt begrepen te zijn. Bovendien spat het enthousiasme er niet vanaf en zijn de resultaten minimaal. “Hoe kan dat nou?”, vraag je jezelf af. Waarschijnlijk is de manier van communiceren het probleem.
IDEALE SITUATIE
Hoe kun je nu effectief en resultaatgericht communiceren, zodat een dergelijke situatie wordt voorkomen? Wij zien deze vraag tijdens het coachen en trainen van leidinggevenden vaak terugkomen. We gebruiken hierbij regelmatig ‘de communicatiemuur’. Dat verschaft mooi inzicht hoe het kan werken. Die muur is opgebouwd uit de volgende bouwstenen: Intentie -> Gezegd -> Gehoord -> Begrepen -> Geaccepteerd -> Toegepast -> Geïnternaliseerd. Deze communicatiemuur blijft alleen staan op het moment dat alle bouwstenen goed en stevig geplaatst zijn. Laten we de ideale situatie bekijken. Daarin luistert en hoort jouw gesprekspartner exact wat je gezegd hebt en begrijpt vervolgens ook precies wat jij bedoelt. Na begrijpen is er direct acceptatie. Jouw ideale gesprekspartner zal vervolgens aan de slag gaan met wat je hebt overgebracht door het toe te passen in de praktijk. Bovendien wordt het blijvend toegepast en overgebracht naar andere collega’s. Maarja, dat is de ideale situatie. Ik ben die nog niet zo vaak tegengekomen. En zeker niet in dit voorbeeld. Immers, het idee is niet begrepen, niet toegepast en al helemaal niet geïnternaliseerd. Je kunt proberen nog duidelijker te zijn, met gedetailleerde plannen en uitgekauwde werkinstructies. Dat zal effect hebben op wat de ander hoort en begrijpt. Maar heeft misschien wel een averechts effect op de acceptatie.
TOETSEN
Hoe kun je dan wel zorgen voor een solide communicatiemuur? Door elke steen te toetsen! Ga daadwerkelijk in verbinding met de ander door toetsingsvragen te stellen. Vraag bijvoorbeeld: “Heb je gehoord wat ik gezegd heb?”, “Kun je mij uitleggen wat ik bedoel?”, “Wat doet hetgeen ik je gezegd heb met jou?”, “Hoe kijk jij hier tegenaan?”, “Welke valkuilen zijn er volgens jou?”, “Ga je het toepassen?” En toets ook op andere manieren. Kijk naar wat jouw verhaal doet met de ander. Gaat iemand met de armen over elkaar zitten? Dan kan dat een teken zijn van weerstand tegen het idee. Neem dat dan niet aan, maar stel een toetsingsvraag: “Ik heb het gevoel dat je het er niet mee eens bent. Klopt dat?” Het kan namelijk ook zo zijn dat de ander het gewoon fijn vindt om met de armen over elkaar te zitten. Of iets uiteindelijk toegepast wordt en blijvend geïnternaliseerd is, zie je pas na verloop van tijd. Blijf in verbinding met je werknemers door te vragen wat voor obstakels ze tegenkomen in de toepassing van het concept. Resultaatgericht communiceren is van cruciaal belang voor effectieve samenwerking en positief resultaat. Checken en geen aannames doen, zijn de sleutelwoorden.
Op zoek naar training of coaching om hier effectief mee aan de slag te gaan? Neem vrijblijvend contact met ons op om een afspraak te maken.
